Kolme asiaa, joiden tulee olla hyvinvointialueella valmiina ennen palkkajärjestelmän käyttöönottoa
Yksi keskeinen hyvinvointialueen valmistelun tavoite on saavuttaa palkanmaksuvalmius 1.1.2023 mennessä. Konkreettinen tavoite, joka konkreettisuudestaan huolimatta on hyvin kompleksinen asia ja edellyttää toteutuakseen paljon aikaa ja valmistelua. Kenelle palkkaa maksetaan, minkä verran, mihin perustuen?
Palkanmaksuvalmius edellyttää tietoa. Kun palvelutuotannon omistajuudessa tapahtuu muutoksia, vaikuttaa se merkittävästi työntekijöiden tietoihin. Erityisesti palkkajärjestelmä kärsii, mikäli tietoa häviää siirtymän yhteydessä. Uusi organisaatiorakenne tai henkilöiden sijainti uudessa rakenteessa ei synny itsestään uusiin järjestelmiin, se täytyy luoda. Hyvinvointialueen organisaatiomuutos vaatii paljon muutakin kuin vain pelkän organisaatiorakenteen kuvaamista powerpoint-esityksessä. Lopulta kyse on muustakin kuin palkkajärjestelmän käyttöönotosta.
Palkanmaksuvalmiuden saavuttaminen edellyttää palkkajärjestelmän käyttöönoton lisäksi kolmea keskeistä asiaa: 1) Uutta organisaatiorakennetta, 2) yhtenäistä henkilötietorekisteriä siirtyvistä henkilöistä ja 3) tietoa siitä, mihin osaan kukin henkilö kytkeytyy uudessa rakenteessa.
Yhtenäistä tiedot siirtyvistä henkilöistä
Tiedonsiirto nähdään hyvinvointialueilla pitkälti joko palkkajärjestelmään sidoksissa olevana operatiivisena asiana tai valtuustoille esiteltävän siirtosuunnitelman raportointina, vaikka kyse on paljon laajemmasta kokonaisuudesta. Järjestelmien ja kirjaamiskäytäntöjen kirjo on kunta-alalla valtava ja sitä kautta henkilöstön tietopohja on hyvin heterogeeninen. Tämä näkyy konkreettisesti parametrisoidun tiedon epäsymmetrisyytenä. Esimerkiksi työaikamuotoja tarkasteltaessa käsite yleistyöaika on mallinnettu useilla eri tavoilla. Jos rikkinäiset, epäsymmetriset tai puutteelliset tiedot siirretään hyvinvointialueelle sellaisenaan, siirtyy ongelma operatiivisiin järjestelmiin.
Tiedot on yhtenäistettävä ennen palkkajärjestelmän käyttöönottoa. Yhdistäminen tapahtuu määrittelemällä tavoitetietomalli, päättämällä hyvinvointialueen tavoitetietomallin mukaiset parametrit ja luomalla yhdistämissäännöt eri organisaatioiden parametrien ja hyvinvointialueen tavoiteparametrien välille. Jotta tietoon voidaan jatkossa luottaa, henkilötietojen siirto ja tietosisällön harmonisoinnin pitäisi olla prioriteettilistalla jokaisella hyvinvointialueella juuri nyt. Nyt on etsikkoaika siivota kotipesä!
Luo uusi organisaatiorakenne
Organisaatiorakenne heijastelee organisaation hierarkiatasoja, johtamisjärjestelmää ja tapaa tuottaa palveluja. Perinteisessä organisaatiomuutoksessa on tyypillisesti kahdet erilaiset talopiirustukset, vanhat ja uudet. Hyvinvointialueella talopiirustuksia on pahimmassa tapauksessa neljäkymmentä, eikä niitä voida mallintaa operatiivisiin järjestelmiin sellaisenaan. Palkanmaksuvalmius edellyttää uuden organisaation rakenteen luomista. Kun rakenne on valmis, voidaan siirtyvät toiminnot ja henkilöt integroida osaksi uutta rakennetta.
Integroi vanhat yksiköt ja siirtyvät henkilöt osaksi uutta rakennetta
Tulevan hyvinvointialueen organisaation voi nähdä tietosisällön tapaan yhdistämissääntöjen kautta. Tarvitaan säännöt, joiden avulla kuntien palvelutuotanto integroidaan osaksi uutta organisaatiorakennetta. Palvelutuotannon osalta suurin osa vanhoista yksiköistä säilyy uudessa organisaatiossa ennallaan. Tuotannon omistajuus muuttuu ja sen myötä yksiköille täytyy luoda uusi ylähierarkia ja mahdolliset päällekkäisyydet poistaa. Vanhat talopiirustukset ovat siis relevantteja erityisesti niissä tapauksissa, joissa henkilöstön työyksikkö säilyy siirtymävaiheessa muuttumattomana. Henkilön relaatio työ/vastuuyksikköön säilyy muutoksessa valtaosalla henkilöstöstä ennallaan, jolloin integroimalla yksikkö uuteen rakenteeseen sijoittuu yksikköön kiinnitetty henkilöstö kokonaisuutena uudessa rakenteessa oikeaan kohtaan.
Varsinkin tukipalvelujen osalta on nähtävissä tilanteita, joissa vanha yksikkörakenne ei automaattisesti siirry sellaisenaan uuteen organisaatioon. Tämän taustalla on kaksi pääasiallista syytä: 1) Eri organisaatioiden yksiköissä on päällekkäisyyksiä 2) Hyvinvointialueella tukipalvelut halutaan suuremman volyymin vuoksi jakaa pienempiin tekemistä paremmin kuvaaviin kokonaisuuksiin. Myös näissä tilanteissa on relaatio yksikön ja henkilön välillä olennainen. Vanhat talopiirustukset auttavat tunnistamaan toiminnan kannalta keskeiset tehtävät ja henkilöt sekä siirtämään heidät uuteen yksikköön tehtävä ja henkilö kerrallaan.
Hyödynnä organisaation muutossuunnitteluun ohjelmistoratkaisua
Muutoksen volyymi on monella hyvinvointialueella niin valtava, että edellä kuvatun kaltaista toimintamallia ei ole mahdollista toteuttaa ilman siihen suunniteltua ohjelmistoratkaisua. Diip -muutossuunnitteluohjelmiston avulla voit rakentaa dataan pohjautuvan organisaatiorakenteen, saada dynaamisen ja interaktiivisen näkymän tulevaan organisaatioon jo suunnitteluvaiheessa, jakaa vastuun suunnittelusta eri organisaatiotasoille ja tehdä paremmin informoituja päätöksiä. Ja niin, ottaa käyttöön palkkajärjestelmän.
