Tietosuojaseloste ja evästeet
Olemme sitoutuneet suojelemaan asiakkaidemme ja palveluidemme käyttäjien yksityisyyttä sekä noudattamaan toiminnassamme tietosuojalainsäädäntöä ja hyviä tietosuojakäytäntöjä. Pyrimme tarjoamaan sinulle turvallisen käyttökokemuksen. Tässä tietosuojaselosteessa selitämme henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn liittyviä käytäntöjämme.
1 Rekisterinpitäjä
FCG Finnish Consulting Group Oy (1940671-3)
Osmontie 34, 00610 Helsinki
010 409 2000
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
3 Tietosuojavastaava rekisteriä koskevissa asioissa
4 Rekisterin nimi
FCG Finnish Consulting Groupin asiakas-, sidosryhmä- ja koulutuksiin osallistujien rekisteri
5 Kenen henkilötietoja keräämme?
Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilöryhmiä:
- Asiakkaidemme yhteyshenkilöt
- Potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöt
- Sidosryhmiemme yhteyshenkilöt ml. koulutuksiin osallistuvat luennoitsijat
- Koulutuksiin/tapatumiin osallistujat ja osallistuneet
- Verkkovierailijat
6 Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käytämme ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?
Rekisterinpitäjä ylläpitää tietovarantoa aktiivisista suomalaisista yrityksistä sekä yhteisöistä ja julkisen hallinnon organisaatioista.
Organisaation yhteys- ja taustatietojen lisäksi rekisterissä pidetään yllä tietoa organisaatiossa työskentelevien henkilöiden asemasta ja tehtävistä yhteystietoineen.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Asiakassuhteen hoitoon ja muuhun asiakasviestintään, kuten markkinointiin, uutiskirjeisiin, asiakaskyselyihin, chat-keskusteluihin, verkkoviesteihin, asiakkaan yhteystietojen ylläpitoon, verkkokaupan tilausten hoitoon ja laskutukseen
- Asiantuntija- ja asiakaspalveluiden antamiseen liittyen rekisterinpitäjän palveluihin ja toimeksiantoihin
- Rekisterinpitäjän toiminnan ja tarjonnan suunnitteluun ja kehittämiseen mm. rekisteröityjen verkkokäyttäytymisen perusteella
- Palveluiden (esim. tapahtumien ja koulutuksien) ja toimeksiantojen hallinnointiin, mukaan lukien palvelupyyntöjen käsittelyyn, yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa, koulutuksiin liittyvien materiaalien jakamiseen, osallistujalistojen jakamiseen koulutustilaisuudessa ja käyttöoikeuksien hallinnointiin mm. rekisterinpitäjän extranet- ja koulutuksenhallinnan tietojärjestelmissä
- Sidosryhmäyhteistyöhön, kuten luennoitsijan roolissa toimivien henkilöiden osaamisalueiden ylläpitämiseen ja toteutusten rekisteröintiin ja sidosryhmien laskujen ja palkkioiden maksamiseen
- Koulutukseen/tapahtumaan osallistuvien yhteystietojen luovuttamiseen muille koulutuksessa/tapahtumassa mukana oleville sidosryhmille markkinointitarkoituksiin
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (mm. asiakassuhteen hoito, oikeusturvan varmistaminen, markkinointi, laskutus, palkkioiden maksu, koulutuksien/tapahtumien osallistujalistan jakaminen, yhteystietojen luovuttaminen sidosryhmille markkinointitarkoituksiin) tai sopimukseen (mm. koulutukseen ilmoittautuminen) tai lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. kirjanpitovelvoitteet laskutustapahtumien säilytykseen liittyen). Lisäksi rekisteröidyiltä voidaan pyytää rekisteröidyn suostumusta tarvittaessa.
Rekisterinpitäjän koulutuksiin/tapahtumiin liittyviä erityishuomioita:
Ilmoittautumistietoja voidaan käyttää kyseisen koulutuksen/tapahtuman järjestelyissä ja ilmoittautuneiden nimet voidaan jakaa osallistujalistassa. Koulutus/tapahtuma saatetaan kuvata. Kuvaamisen tarkoituksena on mahdollistaa koulutuksiin/tapahtumiin osallistuminen etäyhteyden kautta tai tallenteiden/kuvien käyttäminen koulutus- tai markkinointitarkoituksessa.
7 Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan niitä säilytämme?
Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Työhön/asemaan liittyvät perustiedot
- Organisaatio
- Yhteystiedot
- Kiinnostuksen kohteet
- Palveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot, mukaan lukien laskutustiedot
- Palvelupyyntöihin liittyvät tiedot
- Chat-keskusteluihin ja verkkoviesteihin liittyvät tiedot
- Ulkopuolisen asiantuntijan osaamiseen liittyvät tiedot
- Koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden ruokavalio ja allergiatiedot
- Syntymäaika risteilyllä pidettävien koulutusten ja tapahtumien johdosta
- IT-hallintatietoja kuten tekniset tunnisteet, lokitiedot, käyttäjänimet, tarjottujen palveluiden käyttöön liittyvät tekniset tiedot
- Koulutusvideoihin/-lähetyksiin tai kuviin saattaa tallentua tunnistettavissa olevia henkilöitä.
Säilytämme perushenkilötietoja asiakas- ja sidosryhmärekisterissämme asiakassuhteen keston ajan, ellei kirjanpito tai muu pakottava lainsäädäntö edellytä erilaista säilytysaikaa.
Markkinointitarkoituksiin tietoja voidaan käyttää niin pitkään kuin rekisterinpitäjä tietoja tähän käyttötarkoitukseen tarvitsee. Kirjanpitoa varten tietoja säilytetään niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää.
Palvelutoimintaan liittyviä palvelupyyntöjä säilytetään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin palvelupyyntö on ratkaistu.
Chatti-keskusteluja säilytetään 6 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan.
Koulutuksiin ja tapahtumiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta. Syntymäaika, ruokavalio ja allergiatiedot poistetaan 2 kuukauden sisällä koulutuksen tai tapahtuman päättymisestä.
Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta ja uutiskirjeen tilaajalla on jokaisen uutiskirjeen vastaanottamisen yhteydessä mahdollisuus perua tilaus.
8 Mistä saamme henkilötiedot?
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, laskutukseen, palkkioiden maksuun, viestintään sekä asiointiin liittyvissä tapahtumissa sekä verkkovierailijoilta viestien yhteydessä.
Voimme myös saada tietoja seuraavista lähteistä:
- Kuntaliittokonsernin konserniyhtiöiltä.
- Organisaatiolta, jota edustat.
- Yleisesti saatavilla olevista lähteistä.
- Ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostetut yhteystietorekisterit.
9 Ketkä käsittelevät henkilötietoja ja mihin niitä voidaan luovuttaa.
Henkilötietoja voi käsitellä koko henkilöstömme, pääasiassa koulutuksien/tapahtumien suunnittelusta ja järjestelyistä vastaavat, asiakkuuden hoidosta vastaavat, palvelupyyntöjen käsittelijät ja laskutusta hoitavat henkilöt.
- Suomen Kuntaliitto ry
- KL-Kustannus Oy
- Kuntaliitto Holding Oy
- Kuntaliitto Palvelut Oy
- Kuntatalo Oy
- Suomen kuntasäätiö sr
Kuntaliitto-konsernin sisäisten henkilötietojen siirtojen ja luovutusten yhteydessä varmistamme henkilötietojen turvallisuuden ja luottamuksellisuuden noudattaen aina voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä sekä käyttämällä konsernin sisäisiä tiedonsiirto- ja tietojenkäsittelysopimuksia.
Koulutuksiin/tapahtumiin Tietoja voidaan luovuttaa koulutusten/tapahtumien sidosryhmille.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Näihin viranomaisiin kuuluvat esimerkiksi vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi tieteellistä tai historiallista tutkimusta sekä tuotekehitystä varten. Henkilötiedot on pääsääntöisesti muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
10 Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Voimme joissain tapauksissa siirtää henkilötietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille. Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:
- EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
- Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.
- Erityistilanteisiin sovelletaan poikkeuksia, jos esimerkiksi sopimuksen täytäntöön paneminen sitä edellyttää tai olet antanut suostumuksesi kyseisten tietojen siirtämiseen.
11 Miten suojaamme henkilötiedot?
Rekisteristä ei tyypillisesti synny paperiaineistoa. Mikäli tällaista syntyy, hävitetään aineisto Rekisterinpitäjän tietosuojapolitiikan mukaisesti tietoturvallisesti.
Henkilötietoja käsitellään useissa eri tietojärjestelmissä. Rekisterinpitäjä valvoo, että tietojärjestelmät on suojattu rajoittamalla käyttöoikeuksia sekä asianmukaisin päivityksin. Tietojärjestelmät on suojattu myös verkkoteknisillä toimilla (palomuurien käyttö ja tietojärjestelmien sijoittelu eri verkkosegmentteihin).
12 Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet ja lisätiedot
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi tai siihen mahdollisesti liittyvä profilointi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely tapahtuu rekisteröidyn suostumukseen perustuen.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittelyoikeus milloin tahansa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidylle toimitetaan tarvittavat tässä tietosuojaselosteessa annetut tiedot, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä tai kun henkilötietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä.
Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus. Rekisteröidyn ei ole pakko toimittaa henkilötietoja ja näiden tietojen antamatta jättäminen ei aiheuta seuraamuksia. Henkilötietojen antaminen voi perustua sopimukseen tai sopimuksen tekemiseen ja voi näin olla edellytys rekisterinpitäjän palveluiden ostamiselle.
Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai saada lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, voit myös olla yhteydessä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostia osoitteella tietosuojavastaava@fcg.fi. Voimme tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti, ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Voimme kieltäytyä luovuttamasta henkilötietoja tietosuojalainsäädännössä määritellyin perustein.
13 Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista
Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-
asetuksessa (EU 679/2016) ja tullaan säätämään sitä täydentävässä kansallisessa lainsäädännössä. Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee sivuillaan https://tietosuoja.fi/ tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja antaa toimintaohjeita oikeuksien käyttämiseen.
14 Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehitämme jatkuvasti palvelujamme ja voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutokset voivat liittyä myös lainsäädännön muutokseen. Jos tehtävät muutokset ovat olennaisia, ilmoitamme siitä verkkosivustolla ja/tai olemalla sinuun yhteydessä muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.
Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön aika ajoin, jotta saat tietoosi selosteeseen mahdollisesti tehdyt muutokset.
Viimeksi päivitetty 28.11.2024