Utveckling av lokaler på kommunalpolitikerns arbetsbord – Hur säkerställer vi fungerande utrymmen och besparingar?
Kommunernas lösningar vad det gäller lokaler påverkar direkt anställdas trivsel och arbetseffektivitet. När beslut fattas är det viktigt att se bortom de nödvändiga sparmålen och säkerställa att lokalerna tjänar sina användare och organisationens långsiktiga mål. Välplanerade utrymmen kan både minska kostnaderna och förbättra arbetsflödet.
- Gemensamma multifunktionella lokaler möjliggör delning av resurser mellan olika aktörer.
- Effektivare användning av utrymmena minskar fastighetskostnader och energiförbrukning.
- Utrymmeskoncept som stödjer trivsel och välbefinnande hos de anställda minskar sjukfrånvaro och ökar kommunens attraktionskraft som arbetsgivare.
- Moderna utrymmen som stödjer experternas arbetssätt möjliggör ett bättre informationsflöde och ökar arbetseffektiviteten samt uppmuntrar till gemensamt lärande och samarbete.
För att uppnå dessa fördelar krävs dock noggrann planering och användning av rätt planeringsverktyg.
Trycket från den kommunala ekonomin syns i de anställdas vardag
Tyvärr görs ofta fastighetsstrategier och lokallösningar i kommunerna i all hast och utan djupare förståelse för de verkliga behoven. Detta leder till att användarnas synpunkter och organisationens framtida mål inte tillräckligt beaktas i planeringen av lokalerna. Det är viktigt att de anställdas behov och utrymmenas funktionalitet beaktas t.ex. i definitionen av lokalprogrammen, eftersom utrymmen som inte stödjer verksamheten är i praktiken värdelösa.
Alltför ofta styrs förändringar av lokaler enbart av besparingsmål. Ekonomiska realiteter är naturligtvis viktiga, men om man inte tar hänsyn till andra faktorer, såsom personalens välbefinnande och förutsättningar för att utföra arbetet, kan det leda till betydande nackdelar. I värsta fall resulterar det i en arbetsmiljö som minskar produktiviteten och personalens motivation att arbeta. Detta minskar i sin tur attraktionskraften för kommunala arbeten och skapar dolda kostnader som överstiger de avsedda besparingarna.
En funktionell arbetsmiljö behöver inte vara dyr
Det är möjligt att skapa väl fungerande lokaler som betjänar användarna och samtidigt uppnå besparingar. Detta kräver en grundlig kartläggning som tar hänsyn till behovet av arbetsmiljöer på lång sikt. Dessutom bör kommunens arbets- och ledningsmetoder samt arbetsplatsens spelregler ses över. Genom denna typ av kartläggning kan en arbetsmiljö planeras och genomföras, där trivsel och funktionalitet stödjer varandra. Moderna arbetsplatslösningar, som multifunktionella utrymmen, förbättrar effektiviteten och flexibiliteten i användningen av utrymmena, minskar kommunens koldioxidavtryck och ger besparingar.
I en välplanerad arbetsmiljö finns utrymmen för självständigt arbete, teamarbete och möten. I kommunerna är det särskilt viktigt att det finns goda förutsättningar för arbete som kräver koncentration, eftersom en stor del av arbetet är expertarbete. Det bör läggas tonvikt på att utrymmena är trivsamma och särskild uppmärksamhet ägnas åt ergonomi, vilket förbättrar de anställdas välbefinnande och uthållighet. Med moderna val kan mindre utrymmen skapa ännu effektivare miljöer som både stödjer verksamheten och ger ekonomiska fördelar.
Personalengagemang är nyckeln till framgång
I planeringen av projekt gällande lokaler är det viktigt att beakta de sociala konsekvenserna av besluten. Det är uppenbart att det behövs bättre verktyg och indikatorer, som gör det möjligt för kommunala beslutsfattare och organisationer att bedöma effekterna av olika alternativ innan beslut fattas. Med hjälp av planeringsprocesser som brett involverar personalen kan beslutsfattandet styras med hjälp av mer mångdimensionell information, vilket förbättrar beslutens kvalitet och säkerställer att lokallösningarna möter de verkliga behoven.
Välplanerade lokaler leder på längre sikt till bättre produktivitet och lägre sjukfrånvaro. Kommunerna bör därför satsa på utvärdering av lösningarnas rationalitet och förhandsbedömning av olika scenarier för att kunna fullt utnyttja potentialen i projekten gällande lokaler.
FCG samarbetar med Loistoneliöt, som har djup kunskap om arbetsmiljöplanering för den offentliga sektorn. När ämnet blir aktuellt för er, kontakta oss så berättar vi mer.
Författaren är Hanna Strand, rums- och inredningsdesigner samt projektledare för entreprenad och Tommi Hokkanen, Arbetsmiljökonsult och erfaren företagsledningsspecialist, civilingenjör.
Kan vi vara till hjälp? Kontakta oss!
