Tilaratkaisut kuntapäättäjän työpöydällä – Miten varmistamme toimivat tilat ja säästöt?
Kuntien tilaratkaisut vaikuttavat suoraan työntekijöiden viihtyvyyteen ja työskentelytehokkuuteen. Kun päätöksiä tehdään, on tärkeää katsoa pelkkiä pakollisia säästötavoitteita pidemmälle ja varmistaa, että tilat palvelevat käyttäjiään ja organisaation pitkän aikavälin tavoitteita. Hyvin suunnitellut tilat voivat sekä vähentää kustannuksia että parantaa työn sujuvuutta.
- Yhteiskäyttöiset monitoimitilat mahdollistavat resurssien jakamisen eri toimijoiden kesken
- Tilojen tehokkaampi käyttö vähentää kiinteistökustannuksia ja energiankulutusta.
- Työntekijöiden viihtyvyyttä ja hyvinvointia tukevat tilaratkaisut vähentävät sairauspoissaoloja ja kasvattavat kunnan vetovoimaa työnantajana
- Nykyaikaiset, asiantuntijoiden työtapoja tukevat tilat, mahdollistavat paremman tiedonkulun ja työn tehokkuuden lisääntymisen sekä kannustavat yhdessä oppimiseen ja tekemiseen
Hyötyjen toteutuminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua ja oikeiden suunnittelutyökalujen käyttöä.
Kuntatalouden paineet näkyvät työntekijöiden arjessa
Valitettavan usein kunnissa kiinteistöstrategioita ja tilaratkaisuja tehdään kiireellä, ilman syvällisempää ymmärrystä todellisista tarpeista. Tämä johtaa siihen, että tilojen suunnittelussa ei riittävästi huomioida käyttäjien näkökulmia eikä organisaation tulevaisuuden tavoitteita. On tärkeää, että työntekijöiden tarpeet ja tilojen toiminnallisuus otetaan mm. tilaohjelmien määrittelyssä keskiöön, sillä tilat, jotka eivät palvele toimintaa, ovat käytännössä turhia.
Tilamuutoksia ohjaavat liian usein pelkästään säästötavoitteet. Taloudelliset realiteetit ovat toki tärkeitä, mutta jos muita vaikuttavia tekijöitä, kuten henkilökunnan työhyvinvointia ja työnteon edellytyksiä, ei oteta huomioon, voi seurauksena olla merkittäviä haittoja. Pahimmassa tapauksessa lopputuloksena on työympäristö, joka heikentää työn tuottavuutta ja henkilöstön motivaatiota olla töissä. Tämä taas vähentää kunnallisten työpaikkojen vetovoimaa ja luo piilokustannuksia, jotka ylittävät tavoitellut säästöt.
Toimivan työympäristön ei tarvitse olla kallis
Hyvin toimivia ja käyttäjiä palvelevia tiloja on mahdollista toteuttaa saavuttaen samalla säästöjä. Tämä edellyttää perusteellista kartoitusta, jossa huomioidaan tarpeet työympäristölle pitkällä aikavälillä. Lisäksi tulee käydä läpi kunnan työnteon mallit ja johtamisen tapa sekä työpaikan pelisäännöt. Tällaisen kartoituksen kautta voidaan suunnitella ja toteuttaa työympäristö, jossa viihtyvyys ja toiminnallisuus tukevat toisiaan. Nykyaikaiset työtilaratkaisut, kuten monitoimitilat, parantavat tilankäytön tehokkuutta ja muuntojoustavuutta, pienentävät kunnan hiilijalanjälkeä ja tuovat säästöjä.
Hyvin suunnitellussa työympäristössä itsenäiseen työhön, tiimityöskentelyyn ja kokouksiin on omat tilansa. Kunnissa on erityisen tärkeää, että keskittymistä vaativaan työskentelyyn on hyvät edellytykset, koska suuri osa työstä on asiantuntijatyötä. Tilojen viihtyisyyteen panostetaan, ja ergonomiaan kiinnitetään erityistä huomiota, mikä parantaa työntekijöiden hyvinvointia ja jaksamista. Nykyaikaisilla valinnoilla entistä pienemmistä tiloista voidaan tehdä entistä tehokkaampia ympäristöjä, jotka sekä tukevat toimintaa että tuovat taloudellisia hyötyjä.
Henkilökunnan osallistaminen on avain onnistumiseen
Tilahankkeiden suunnittelussa on tärkeää huomioida päätösten sosiaaliset vaikutukset. On selvää, että tarvitaan parempia työkaluja ja mittareita, joilla kuntapäättäjät ja organisaatiot voivat arvioida tilavaihtoehtojen vaikutuksia ennen päätösten tekemistä. Henkilökuntaa laaja-alaisesti osallistavien suunnitteluprosessien avulla päätöksentekoa voidaan ohjata moniulotteisemman tiedon perusteella, mikä parantaa päätösten laatua ja varmistaa, että tilaratkaisut vastaavat todellisiin tarpeisiin.
Hyvin suunnitellut tilat näkyvät pidemmällä aikavälillä parempana tuottavuutena ja pienempinä sairauspoissaoloina. Kuntien tulisi siis panostaa tilaratkaisujen järkevyyteen ja eri skenaarioiden ennakkoarviointiin, jotta ne voivat hyödyntää tilahankkeiden potentiaalin täysimääräisesti.
FCG tekee yhteistyötä Loistoneliöiden kanssa, jolla on syvällistä asiantuntemusta julkisen sektorin työympäristösuunnittelusta. Kun aihe on teille ajankohtainen, ota yhteyttä niin kerromme lisää.
Kirjoittajina ovat Tommi Hokkanen, Työympäristökonsultti ja kokenut yritysjohdon asiantuntija, Diplomi-insinööri sekä Hanna Strand, Tila- ja sisustussuunnittelija sekä urakoinnin projektinjohtaja KTM, Sisustussuunnittelija (AJK).
Voisimmeko olla avuksi? Ota yhteyttä!
