Tiedolla johtaminen suun terveydenhuollossa
Kuinka arvioidaan hyvinvointialueen ”tuotetta”, kuten terveyshyötyä, elämänlaatua ja toimintakykyä? Entä miten mitataan toimintoja, kuten hoidon saatavuutta, hoitojakson laatua, hoidon jatkuvuutta, sosiaalipalveluita, terveyden edistämistä ja ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä?
Kun vaativaa asiantuntijatyötä yksinkertaistetaan numeroiksi ja datapisteiksi, tehtävä on hankalaa ja jopa vaarallista. Toimintaa voidaan myös ohjata harhaan. Asiantuntijan puolelta pitää varmistaa, että yksilötason hoitopäätökset tehdään tieteellisen näytön mukaan ja yhdenvertaisesti. Toisaalta asiakkaan ja potilaan puolella vaikuttavat sosiologiset tai biologiset prosessit, joihin ei aina soteasiantuntijan keinoin pysty vaikuttamaan.
Sote-lainsäädäntö velvoittaa hyvinvointialueita järjestämään tarvittavat sote-palvelut hyvän, ajantasaisen ja vertailukelpoisen tiedon perusteella. Kaikilla hyvinvointialueilla on samat kaksi huolta, puute rahasta sekä työntekijöistä.
Perinteiset mittarit ovat liittyneet helposti seurattaviin asioihin, kuten kustannuksiin, ajankäyttöön tai potilaskäynteihin. Nykyisin vaaditaan vaikuttavuuden mittaamista, eli sitä, onko annetulla hoidolla ja käytetyllä työajalla saatu aikaan terveyshyötyä. Ei riitä, että teemme asiat oikein. Ensin pitää tehdä oikeita asioita.
Hyvinvointialueet ovat siirtymässä yhtenäisiin asiakas/potilastietojärjestelmiin ja tiedolla johtamisen kannalta olennainen data siirretään samankaltaisena tietoaltaisiin. Nyt on hyvä aika selvittää hyvinvointialueiden sisäisiä ja välisiä eroja vertailemalla väestöä ja toimintatapoja, kun vanhan toiminnan vaikutus on vielä näkyvillä.
Tietoon perustuvalla johtamisella luodaan pohja asianmukaisen tiedon hyväksikäyttöön
Tiedolla johtamisen perustana on se, miten sote-ammattilaiset kirjaavat arjen potilaskohtaamisten tiedot järjestelmiin. Potilaan hoidon ja toiminnan ohjauksen kannalta olennaiset tiedot on kirjattava rakenteisesti. Tämä tarkoittaa, että tiedot ovat löydettävissä tietokannasta sarake- ja solumuotoisena, eikä tekstimassana. Lisäksi käytetään kansallisia tai kansainvälisiä luokituksia. Esimerkiksi suun terveydenhuollossa käytetään THL:n toimenpideluokitusta sekä kansainvälistä ICD-10 tautiluokitusta. Potilastietojärjestelmien käyttöliittymät ovat erilaisia, mutta kaikista Kanta-yhteensopivista järjestelmistä löytyvät samat, kansallisesti sovitut rakenteet.
Asiantuntijoiden ohjaus ja motivoiminen on esihenkilöiden tärkeä tehtävä.
Asiantuntijoiden ohjaus ja motivoiminen on esihenkilöiden tärkeä tehtävä. Työnantajan on huolehdittava jatkuvasta koulutuksesta ja kirjaamiskäytäntöjen sopimisesta, sillä potilastietojärjestelmät ja koodistot kehittyvät. Sote-uudistuksen yhteydessä on kehitetty kansallinen sote-tietopohja. Tavoitteena on sama tietopohja kansalliseen ohjaukseen ja alueiden vertailuun. Tähän on asetettu vähimmäistietosisältöasetus. Tukea kirjaamisen ja järjestelmien käyttöön tulee saada omalla työpaikalla ohjelmien pääkäyttäjiltä, sekä potilastietojärjestelmien toimittajilta. Myös THL ja Kuntaliitto tarjoavat tietoa ja opastusta.
Kannattaa muistaa, että rakenteinen kirjaaminen on hitaampaa, kuin tekstimuotoisen kertomuksen kirjoittaminen. Siksi suunnitteluvaiheessa on rajattava rakenteinen kirjaaminen ainoastaan siihen, mitä todella tarvitaan asiakkaan/potilaan palveluun jatkossa sekä tullaan käyttämään hyväksi tiedolla johtamisessa. Myös jatkuva yhteydenpito ja palaute potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa on tärkeää, jotta ohjelman käyttöliittymä saataisiin sujuvaksi ja nopeaksi.
Tiedon keruu ja datan valmistelu
Vaikka tiedonkeruuseen osallistuvat potilastietojärjestelmät ovat Kanta-yhteensopivia, niiden tuottama tieto ei ole läheskään aina vertailukelpoista, lisäksi tiedot sijaitsevat vielä eri terveyskeskusten tietokannoissa. Tietojen keruuseen ja yhdistämiseen tarvitaan työtä, apua ja neuvontaa potilastietojärjestelmien toimittajilta ja tietokantaosaajilta. Usein tarvitaan toiminnan kirjaamistapojen avaamista myös käytännön potilastyön tekijöiltä ja heidän esihenkilöiltään.
Tietojen keruu, aineistojen rakenteeseen tutustuminen, yhdistäminen, siivous ja analyysikuntoon muotoilu kannattaa tehdä huolellisesti ja yleensä tähän osioon kuluu suurin osa selvityksen ajasta.
Mikäli kyseessä on jatkuvan raportoinnin rakentaminen, kannattaa panostaa mahdollisimman automaattiseen tiedonkeruuseen. Monesti terveydenhuollon seuranta- ja raportointijärjestelmät keräävät tiedot turhan harvoin, juuri hitaan ja suuritöisen tiedonkeruun takia.
Tiedon jalostaminen ymmärrykseksi
Datan analysointi, yhteenvetojen laatiminen ja visualisoinnit sujuvat suoraviivaisesti valmiista raakadatasta, mutta olennaisen tiedon saavuttaminen vaatii tilastotieteellistä ymmärrystä ja tietokantaosaamista. Organisaatioiden kannattaa harkita valmiiden tuotteistus-, raportointi- ja potilasluokittelujärjestelmien hankkimista vertailukelpoisen tietopohjan varmistamiseksi. Analyysien valmistuttua on olennaista vertailla organisaation tuloksia aiempaan tutkimustietoon varmistaakseen niiden linjassa pysymisen ja yleisen realistisuuden. Eri mittaritietojen käyttö on välttämätöntä sisäisten ja ulkoisten erojen arvioinnissa.
Päätöksenteko tapahtuu tiedon ja kokemuksen, mutta myös intuition avulla. Lisäksi ihmisen tehdessä päätöksen myös tunteet vaikuttavat siihen, millaista tietoa otamme vastaan ja käytämme päätöksen perusteena. Suun terveydenhuollon datan niukkuus korostaa päätöksenteon epävarmuutta. Tiedonkeruu täytyy uusia säännöllisesti ja tuloksia on verrattava kriittisesti aiempiin. Toiminnan kehittämisellä on oltava selkeä tavoite, mutta tavoitteita ei välttämättä aina saavuteta. Organisaatioiden on hyväksyttävä keskeneräisyys ja arvioitava toimintaansa kriittisesti ja objektiivisesti tietoon perustuen, jotta toiminnan vahvuudet ja heikkoudet on mahdollista tunnistaa.
Tietotekniikka nopeuttaa vastausten löytämistä, mutta ihmisen on asetettava oikeat kysymykset ja tehtävä perusteellinen pohjatyö.
Ongelmien ratkaisu alkaa tavoitteiden määrittämisestä ja oikeiden kysymysten esittämisestä. Tietotekniikka nopeuttaa vastausten löytämistä, mutta ihmisen on asetettava oikeat kysymykset ja tehtävä perusteellinen pohjatyö. Hyvä organisaatiokulttuuri tukee tiedon jakamista, uuden tiedon luontia ja henkilöstön osaamisen kehittymistä. Tiedolla johtaminen lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta. Palautteen antamisen ja vastaanottamisen kulttuuri vaatii johdonmukaista harjoittelua yhteistyössä työyhteisön kanssa. Kukaan meistä ei kykene täyteen objektiivisuuteen. Siksi on hyvä saada mukaan myös muiden subjektiivisia näkemyksiä ja muodostaa näkemyksistä synteesi.
