Miten kunnat johtavat kiinteistöjään viisaasti?
Keskustelut kuntien kiinteistöistä vastaavien kanssa ovat vahvistaneet, että kunnat ovat suurten haasteiden äärellä: väkiluvun väheneminen ja väestön vanheneminen, kasvava korjausvelka ja vähenevät määrärahat ovat todellisuutta monessa kunnassa. Toimia tarvitaan kipeämmin kuin kenties koskaan aiemmin. Miten ongelman saisi ratkaistua?
Seuraavissa vinkeissä keskitytään kunnan hallinnoimiin ja itse käyttämiin tiloihin. Kuntakonsernissa voi tyypillisesti olla esimerkiksi vuokrataloyhtiöitä, ja näiden kiinteistöjen johtamisessa on omat nyassinsa, jotka olisivat kokonaan oman tekstinsä aihe!
1. Muodosta yhteinen tilannekuva
Kuten niin usein, tässäkin tosiasioiden tunnistaminen ja tunnustaminen on hyvä lähtökohta. Kuntien omistamat kiinteistöt eivät ole itsetarkoitus, vaan niiden tehtävänä on tukea ja palvella kuntien ydintoimintaa.
- Mitkä ovat kunnan strategiset tavoitteet?
- Minkälainen on toimintaympäristö, miltä tulevat vuodet ja vuosikymmenet näyttävät?
- Miten palvelut järjestetään nyt ja tulevaisuudessa?
- Mitkä ovat taloudelliset reunaehdot?
- Millä tiedolla ja prosesseilla kiinteistöjä johdetaan?
Kunnan dualistinen rakenne tuo omat haasteensa tai – optimistisemmin – mausteensa asiaan. Avoimuus ja luottamus viranhaltijoiden sekä luottamushenkilöiden välillä on keskeinen onnistumisen edellytys. Vaikeitakin päätöksiä on mahdollista tehdä, jos perustana on yhteinen näkemys kokonaisuudesta. Rehellinen mutta toiveikas näky tulevasta vie pisimmälle.
2. Tee realistinen suunnitelma
Kun arvovalinnat on tehty ja toimintaympäristön realiteetit tiedossa, on aika kääntää katse kiinteistöihin ja niiden johtamiseen:
- Millainen tila- ja kiinteistökanta tukee parhaiten kunnan ydintoimintaa?
- Paljonko rahaa on käytettävissä kiinteistöihin?
- Missä kunnossa nykyinen kiinteistökanta on, paljonko korjausvelkaa on ja paljonko vuotuinen ylläpito maksaa?
- Sijaitsevatko rakennukset oikeissa paikoissa?
- Kuinka muuntojoustavia rakennukset ovat?
- Millaiset käytännöt ja prosessit mahdollistavat laadukkaan kiinteistöjohtamisen?
Usein tilanne on se, että kiinteistötieto on hajallaan eri järjestelmissä ja puutteellista. Kiinteistökannan alustavan luokittelun eli salkutuksen jälkeen on usein perusteltua tarkastella tarkemmin oleellisten rakennusten kuntoa. Tämä on tärkeää niin omaan käyttöön jäävän kuin myytäväksi tai purettavaksi päätyvän rakennuksen osalta.
Tavoitteena on muodostaa näkemys siitä minkälaista kiinteistökantaa kunta nyt ja tulevaisuudessa tarvitsee ja mihin sillä on varaa. Kestävä kiinteistökanta palvelee käyttötarkoitustaan ja on mahdollista pitää hyvässä kunnossa käytettävissä olevilla resursseilla. Jotta nykytilasta päästään haluttuun tulevaisuuteen, tarvitaan suunnitelma. Hyvä suunnitelma on konkreettinen ja toteutettava. Jos esimerkiksi ylimääräisistä kiinteistöistä halutaan luopua, on hyvä miettiä eri vaihtoehtojen kuten myymisen realistisuus.
Yksittäisten päätöksien lisäksi vuosittaisten, toistuvien prosessien määrittäminen on tärkeää. Kiinteistöjohtamisen vuosikelloon on hyvä kirjata tarvittavat tehtävät ja valmisteluvastuut toimitilaohjelman päivittämisestä talousarvioon.
3. Toteuta ja opi
Onnittelut! Olet päässyt jo tänne asti ja loppu onkin lähes pelkkää myötämäkeä. Yhteisen näkemykseen ja toimintasuunnitelmaan on hyvä nojata myös vaikeiden päätösten edessä.
Aina asiat eivät suju suunnitellusti: “Everyone has a plan until they get punched in the mouth”, taisi Mike Tyson aikanaan todeta. On hyvä olla hereillä ja reagoida tarvittaessa suunnan muutoksilla. Yhteisen tilannekuvan päivittäminen on tärkeää, jotta kokonaiskuva ei hämärry.
Lisää aiheesta webinaaritallenteelta
Jos teema kiinnostaa, lataa 27.1.2023 pidettyjen aamukahvien webinaaritallenne. Webinaarissa kuntien viisasta kiinteistöjohtamisesta olivat puhumassa FCG:n asiantuntijat Teemu Linnakoski ja Taneli Heikkilä.
