Kuntien tiedolla johtamisen työkalut kuntoon
Teksti on julkaistu alun perin MDI:n blogissa. Kuntakortti on MDI:n ja Robonomistin yhdessä luoma korkean teknologian tuote. Tutustu Kuntakorttiin tarkemmin.
Uusi tieto dataputkesta aamukahvipöytään joka päivä tekee kuntien tietojohtamisesta helpompaa.
Kuntien tiedolla johtamista kuormittaa vielä aivan liikaa tiedon hajanaisuus ja jälkijättöisyys. On oltava ratkaisuja, joissa kunnat voivat seurata kehitystä hyvin helposti ja ajantasaisesti, ja niin ettei tähän vaadita mitään teknistä osaamista. Datan kerääminen ja erilaisten avointen tietopankkien kehitys kulkee nyt kaukana edessä, ja tavat jäsentää, koota ja näyttää dataa tulevat jäljessä. Tiedetään, että tietotyössä 80 % ajasta menee tiedon hakemiseen ja 20 % tiedon hyödyntämiseen. Tämä vie aivan turhaan resursseja kuntien viranhaltijoilta ja päättäjiltä.
Aloimme yhdessä kuntien asiantuntijoiden kanssa miettiä, miten voisimme kääntää yhtälön toisin päin: 20 % ajasta tiedon hankkimiseen, 80 % sen tulkintaan ja hyödyntämiseen. Ratkaistavia ongelmia kuntien tiedolla johtamisessa oli useita.
Yksi on tiedon jälkijättöisyys. Kun tietoa kerätään aina silloin tällöin, mukana käytettävissä tietokokonaisuuksissa on eri ajoilta kerättyjä staattisia tietoja, jotka eivät ole ajan tasalla. Sitten on tietysti tietolähteiden runsaus: ei kunnilla ole aikaa jatkuvasti käydä läpi kaikkien viranomaisten datalähteitä. Usein kunta kerää itsekin tietoa täydentääkseen itselleen tärkeää dataa. Mutta ovatko nämä eri lähteistä kootut tiedot keskenään yhteensopivia? Ja miten ne yhdistetään niin että kokonaisuus hahmottuu?
Tuore tieto joka aamu – kuntien tiedolla johtaminen helpoksi
Nämä olivat ne perusongelmat, joiden pohjalle lähdimme kehittämään Kuntakorttia kuntien tiedolla johtamista varte. Saimme kumppaniksi robotiikkaan erikoistuneen ohjelmistoyritys Robonomistin. Kuntakortti rakennettiin toiminaan niin, että se hakee kunta-alan asiantuntijoiden määrittelemän sisällön uudenaikaiseen automatisoituun dataputkeen ja luo uuden sisällön joka aamu alkuperäisistä datalähteistä. Jatkuvalla päivitettävyydellä luodaan vakiosisältöinen helposti seurattava sisältö, joka muuttuu ajassa. Sisältö on jokaiselle kunnalle sama. Bonuksena tästä yhdenmukaistamisesta syntyi tärkeä osa Kuntakorttiin: vertailutieto.
Kun tieto kootaan, muotoillaan, päivitetään ja näytetään samalla tavalla kaikista Suomen kunnista, saadaan hyödyllinen benchmark-työkalu. Kuntakortissa kuntaa tarkastellaan rinnakkain maakunnan ja koko Suomen kanssa sekä suhteessa tekoälyalgoritmin määrittelemiin verrokkikuntiin. Algoritmi etsii ympäri Suomea kaikkein sopivimmat verrokkikunnat, joihin kunnan kehystä on mielekästä vertailla.
Kehittämisessä mukana olleet asiantuntijat antoivat meille vielä yhden haasteen: tietojohtamisessa datapalvelun pitäisi olla sellainen, että kaikki kunnan viranhaltijat ja päättäjät mutta myös kuntalaiset saisivat – ja osaisivat – käyttää sitä. Tieto pitäisi myös saada valmiina graafisina esityksinä, tai jopa suoraan presentaatiomateriaaliksi viestintään.
Kunnan tiedolla johtaminen valmiiden infografiikoiden avulla
Loimme Kuntakorttiin suoraan verkossa ja mobiilissa toimivan käyttöliittymän, joka ei vaadi muuta osaamista kuin kirjautumisen sisään. Tieto on valmiina infografiikoina tyylikkäillä PDF-sivuilla, ja sen saa myös diaesityksenä. Tiedämme, että esimerkiksi kunnanjohtajat näyttävät esityksissään grafiikoita suoraan Kuntakortista. He voivat luottaa siihen, että ovat aina ajan tasalla, ja että graafinen esitys on valmiina käyttöliittymässä.
Nyt Kuntakortti on ainoa tuote markkinoilla, joka yhdistää datan haun, analysoinnin ja julkaisun automaattiseksi putkeksi ja mahdollistaa helposti jaettavan, luettavan ja saavutettan kuntamittariston robotiikan avulla. Viranhaltijoilta, luottamushenkilöiltä sekä muilta kuntatietoa tarvitsevilta säästyy vuodessa yhteenlaskettuna useampia työpäiviä tiedon hakemisessa, käsittelyssä ja erilaisten esitysten kokoamisessa.
Kun meidät palkittiin loppusyksystä 2022 Tilastokeskuksen Datamenestyjät-palkinnolla, tuntui hyvältä, että työmme huomattiin ja se sai tunnustusta. Vieläkin enemmän palkitsee, kun kuulemme kunnista kehuja. Olemme onnistuneet auttamaan kuntien tiedolla johtamista aika isossakin ongelmassa. Ja mikä parasta, kehitystyö jatkuu koko ajan, ja Kuntakortti paranee samalla kun sitä käytetään.
