Henkilöstöjohtaminen uudistuvassa kuntaorganisaatiossa – muuttuvia tehtäviä ja vastuita
Kuntien haastavat ajat eivät ole väistyneet. Väestön ikääntyminen, lasten määrän väheneminen ja supistuva kuntatalous pakottavat kunnat miettimään luovia ratkaisuja ja strategioita, joiden avulla ne pystyvät vastaamaan ilmeneviin haasteisiin ja turvaamaan asukkailleen laadukkaita palveluja.
Hyte-tehtävät eivät hoidu itsestään.
Soteuudistus ja hyvinvointialueiden muodostuminen oli merkittävä muutos ja pienensi lukuisia kuntaorganisaatioita. Hyvinvointialueiden myötä kuntiin jäi kuitenkin merkittäviä kuntalaisten hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen tehtäviä, joiden tuottamiseen kuntien on mietittävä kuhunkin kuntaan sopiva toimintamalli sekä osoitettava siihen tarvittava resurssi. Hyte-tehtävät eivät hoidu itsestään.
Työhyvinvoinnin varmistaminen muutosten keskellä
Kuntaorganisaation koon pieneneminen haastaa kunnan palvelujen ja toimintakyvyn ylläpitoa. Lähes aina kunnan toimintojen pieneneminen tai vähentyminen edellyttää henkilöstömäärän vähentämistä. Myös kunnassa työskentelyä jatkavan henkilöstön tehtäviä on välttämätöntä tarkastella uudelleen, sillä muutokset tarkoittavat yleensä aina, että jotain uutta tulee tilalle ja jostain vanhasta pitää luopua. Kaikki muutokset, kuten henkilöstömäärän vähentäminen ja tehtävien uudelleen järjestelyt, eivät ole helppoja ja ovat aina tilanteita, jotka vaativat huolellista suunnittelua ja toteutusta. Jonkinasteiseen muutosvastarintaan törmätään yleensä aina.
Jonkinasteiseen muutosvastarintaan törmätään yleensä aina.
Muutostilanteissa keskeinen tavoite on vastata jatkossakin kunnille asetetuista tehtävistä ja kuntalaisten tarpeiden mukaisista laadukkaista palveluista. Sujuvan toiminnan varmistamiseksi on huolehdittava, että organisaatiossa työskentelee aina oikea määrä henkilöitä oikeissa tehtävissä. Supistuvat voimavarat on kohdennettava sinne, missä niitä eniten tarvitaan. Muutosten toteuttamisessa on suunnitelmallisella henkilöstöpolitiikalla ja hyvillä henkilöstöjohtamisen käytännöillä iso merkitys. Henkilöstön työhyvinvoinnista on muutostilanteissakin huolehdittava sekä varmistettava organisaation veto- ja pitovoima työvoiman saamisessa ja säilyttämisessä.
Sujuvan toiminnan varmistamiseksi on huolehdittava, että organisaatiossa työskentelee aina oikea määrä henkilöitä oikeissa tehtävissä.
Kuntaorganisaation uudistuksessa ja muuttuvassa tilanteessa kunnan toimintaa määrittävä ja ohjaava hallintosääntö vaatii lähes aina päivitystä. Hallintosäännössä viranhaltijoiden tehtävät kuvataan usein melko ylätasolla. Tästä syystä on hyvä tarkistaa, että viranhaltijoiden ja työntekijöiden tehtävänkuvat vastaavat muuttunutta tilannetta eli kuvaavat sitä, mitä kunkin tehtävänkuvaan tosiasiallisesti kuuluu jatkossa. Myös delegointeihin liittyvät asiat on hyvä kirjata auki.
Katse kohti kokonaisuutta
Kuntaorganisaation muutoksessa on huomioitava tehtävien muuttuminen useilla työntekijätasoilla. On katsottava kokonaisuutta ja sitä, miten eri tehtävät sopivat yhteen muiden työntekijöiden tehtävien ja tekemisten kanssa. Tehtävänkuvia päivitettäessä on myös muistettava, että niiden muodostaminen tehdään kunnan perustehtävistä käsin, ei tehtävässä olevan henkilön tarpeista lähtien. Kunnan tehtävien sujuvaa hoitoa, vastuun- ja työnjakoa sekä työkuorman tasaista jakautumista tukee se, että tehtävänkuvat pidetään ajan tasalla ja ovat avoimesti kaikkien saatavilla.
Esihenkilöiden rooli osana muutosta
Onnistuneen kuntaorganisaation muutosten keskeisinä toteuttajina ja varmistajina ovat esihenkilöt. On ensiarvoisen tärkeää, että kaikki esihenkilöt ovat sitoutuneita muutokseen ja toimivat aktiivisesti muutosten toimeenpanijoina yhdessä henkilöstönsä kanssa heitä kuunnellen.
Esihenkilöillä on merkittävä rooli henkilöstön työhyvinvoinnin varmistamisessa muutoksen aiheuttamassa uudessa tilanteessa. Moni asia on ratkaistavissa esihenkilön läsnäololla ja kuuntelulla ja yhteisesti sovittavilla pelisäännöillä. Muutosvaiheen esihenkilötyön haastavuuden vuoksi on muistettava huolehtia myös riittävästä tuesta esihenkilöille.
Parhaimmillaan kunnat voivat olla julkisten palveluiden uudistamisen vetureina.
Muutosten toteuttaminen ja organisaation uudistaminen eivät ole helppoja tehtäviä, mutta ne ovat välttämättömiä laadukkaiden palvelujen ja kuntalaisten hyvinvoinnin takaamiseksi jatkossa. Kuntien edessä olevien haasteiden ratkaiseminen vaatii rohkeutta ja uudistumiskykyä. Parhaimmillaan kunnat voivat olla julkisten palveluiden uudistamisen vetureina.
