Tiedonsiirtoprojektin sisältää kahdeksan päävaihetta.
1. Tietopyynnön toimittaminen organisaatioille
Yt- menettely tietojen luovuttamisesta aloittaa henkilöstösiirtojen valmistelun. Kun alueen organisaatioilta on saatu lupa tietojen siirtoon, lähettää hyvinvointialue tietopyynnön ja tarkemmat ohjeet luovuttaville organisaatioille. Tietopyyntö sisältää poimittavien tietojen määrittelyn sekä ohjeet aineiston koostamiseen ja toimittamiseen hyvinvointialueelle.
2. Tietojen poiminta lähdejärjestelmistä
Henkilöitä luovuttavat organisaatiot koostavat tietopyynnön mukaisen tietosisällön lähdejärjestelmistään. Yleisimmät tavat tietojen koostamiseen ovat: a) Tietosisältö lähdejärjestelmän valmisraporttien kautta ulos, tiedon kopiointi raportilta ja liittäminen tietopyynnön mukaiseen tiedostopohjaan b) Palvelupyyntö talous- ja henkilöstöhallinnon palveluorganisaatiolle, joka toimii lähdejärjestelmän pääkäyttäjänä c) Ostopalvelu järjestelmätoimittajalta
3. Tietojen toimittaminen hyvinvointialueelle
Tietoja luovuttavat organisaatiot poimivat hyvinvointialueen määrittelemät tiedot lähdejärjestelmistään ja toimittavat tiedot .xls/xlsx tai .csv -tiedostomuodossa hyvinvointialueen ohjeistamalla tavalla. Poiminnan lopputulos siirretään Microsoft Azure-pilviympäristöön tietosisällön prosessointia ja raportointia varten.
4. Tiedon koneellinen prosessointi ja yhdistäminen
Hyvinvointialueen näkökulmasta siirtyvän henkilöstön tiedot sijaitsevat lähtötilanteessa useissa eri tietolähteissä. Organisaatioiden tietosisällössä, sen yhteismitallisuudessa ja kattavuudessa on suuria eroja. Haasteena on, miten eri tietolähteistä kerätty tieto saadaan nopeasti ja tehokkaasti yhteismitalliseen muotoon.
Tiedon prosessointivaiheessa eri lähdeaineistosta kerätty tieto yhtenäistetään tavoitetietomallin mukaiseksi kokonaisuudeksi. Rakennettujen dataputkien kautta luodaan säännöt lähdeaineiston tietokenttien ja tavoitetietomallin välille, minkä jälkeen tietojen keräämisen ja päivittämisen yhteydessä tiedot voidaan yhtenäistää koneellisesti.
Eri organisaation toimittamat tiedot muunnetaan koneellisesti vastaamaan tavoitetietomallin käsitteitä ja formaattia. Muunnetut tiedot viedään tietomallin mukaiseen tietokantaan tiedon tarkastusta ja raportointia varten. Kerättyä tietoa on tässä vaiheessa mahdollista rikastaa ja täydentää.
5. Tiedon visualisointi ja raportointi
Tietosisällön raportointi toteutetaan Power BI:n työpöytä –näkymien kautta. Tiedosta on lisäksi mahdollista koostaa manuaalisia raportteja. Raportteja hyödynnetään hyvinvointialueen valmistelun päätöksenteon tukena sekä liikkeen luovutuksena tapahtuvan ehtovertailun toteutuksessa.
6. Tietojen tarkistus ja muokkaaminen
Siirretyt ja prosessoidut tiedot voidaan tarkistaa hyvinvointialueen ja luovuttavien organisaatioiden toimesta. Tarkistuksen jälkeen virheelliset tai puutteelliset tiedot tulee korjata joko a) lähdejärjestelmään b) siirtoaineistoon c) poiminnan rajauksiin, jotta tiedot ovat seuraavassa vaiheessa toteutettavassa uusintapoiminnassa oikein.
7. Tietosisällön päivittäminen ja tietopoiminnan laajentaminen
Ratkaisu mahdollistaa tietojen keräämisen vaiheittain, tietosisällön laajentamisen valmistelun eri vaiheissa ja tiedon päivittämisen useita kertoja 2022 aikana. Siirrot voidaan toistaa useita kertoja ja niiden tarkoituksena on 1) päivittää jo siirrettyä tietoa 2) laajentaa tietosisältöä vastaamaan hyvinvointialueen valmistelun tietotarpeita.
8. Tiedon hyödyntäminen hyvinvointialueen valmistelussa
Ensimmäisen vaiheen tavoitteena on luoda peruskuva siirtyvästä henkilöstöstä tulevan organisaation muutossuunnittelua sekä aluevaaleilla valitulle valtuustolle esiteltävää siirtosuunnitelmaa varten.
Suunnittelun ja valmistelun edetessä tietosisällön tarpeet tarkentuvat. Toisessa vaiheessa perustietoja täydennetään ja mukaan tuodaan lisätiedot, kuten lomat ja poissaolot. Kolmannessa vaiheessa tietosisältöä on mahdollista laajentaa henkilöstön tutkinto- ja osaamistietoihin.
Kokonaisuudessaan projektissa tuotetun tiedon tavoitteena on:
- Tukea hyvinvointialueiden valmistelua ja päätöksentekoa
- Toimia hyvinvointialueen organisaation muutossuunnittelun pohjana
- Mahdollistaa erillishankkeina tiedonsiirrot muihin hyvinvointialueen järjestelmiin
