Porvoon kaupunki: Nimbus-talon suunnittelun henkilökunnan osallistava prosessi
Porvoon kaupunki oli päättänyt keskittää kaupungin virastot Porvoon keskustassa sijaitsevaan Nimbus-taloon. Kun liikekeskuksen tiloja suunniteltiin kaupungin eri toimialojen poikkihallinnolliseksi monitilatoimistoksi, Porvoon kaupunki halusi ottaa henkilökunnan mukaan suunnittelemaan uusia tiloja.
FCG:tä pyydettiin avuksi henkilökunnan osallistamisessa ja osaksi UKI-Arkkitehtien arkkitehtitiimiä hankkeen konseptointi- ja suunnitteluvaiheessa. Johtava konsultti Raila Oksanen auttoi suunnittelijoita ja kaupunkia osallistamisen, yhteiskehittämisen ja fasilitoinnin asiantuntijana sekä fasilitaattorina.
Hanke piti sisällään useita menetelmiä ja työvaiheita henkilökunnan osallistamiseksi. Alussa toteutettiin koko henkilöstölle suunnattu kysely, jonka avulla kartoitettiin jokaisen työntekijän työnkuvaa, työstä nousevia toiminnallisia ja tilallisia tarpeita, sekä muun muassa etä-, asiakas- ja läsnätyöskentelyn jakautumista.
Kyselyn tulokset tiedotettiin koko henkilöstölle ja yksikkökohtaiset tulokset käsiteltiin yksikkökohtaisesti. Kyselyn jälkeen toteutettiin niin sanotut työkirjat, joissa yksikköjen tehtävänä oli tarkemmin kuvata työympäristöään, toimintaa päivän aikana ja muutostarpeita. Myös nämä käsiteltiin yksikkökohtaisesti.
Konseptointivaiheen jälkeen arkkitehtitiimi laati alustavan suunnitelman yhteisistä ja yksikkökohtaisista tiloista. Suunnitelmat toimitettiin etukäteen tutustuttavaksi ja jokaisen yksikön kanssa käytiin tarkempi, osallistava suunnittelukokous, jossa käsiteltiin juuri heidän työnsä kuvauksia ja arkkitehtisuunnitelmia. Työpajoissa esiin nousevat kysymykset ja toiveet vietiin työpajassa saman tien arkkitehdin 3D-mallinnukseen, jolloin asiat konkretisoituivat välittömästi osallistujille. Tätä seurasi vielä suunnitelmien yksikkökohtainen kommenttikierros ja suunnitelmien hyväksyminen kaupungin johtoryhmässä.
Hankkeen kautta FCG toi tiiviissä yhteistyössä arkkitehtitiimin ja Porvoon kaupungin kanssa monialaista osaamista, jolla oli merkittävä vaikutus toimivien ja käyttäjälähtöisten toimitilojen suunnittelussa. Työskentelytilojen on määrä valmistua kevään 2024 aikana ja koko muutostyön vuoden loppuun mennessä.
