Porin kaupunki kehittää perehdytysprosessejaan panostamalla digitaalisuuteen – kokeilussa FCG:n Intro-ohjelmisto
Porin kaupunki kehittää perehdytysprosessejaan FCG:n uuden perehdytysohjelmisto Intron pilottikokeilulla. Perehdytyksen digitalisoinnilla tavoitellaan nopeutta, laatua ja kustannustehokkuutta sekä perehdytyksen tasalaatuisuutta ja kattavuutta koko organisaatiossa.
Porin kaupunki on tunnistanut tarpeen perehdytysprosessiensa nykyaikaistamiselle, koska käytössä oleva perehdytykseen liittyvä dokumentointi on vielä paperisessa muodossa. Porissa aiotaankin nyt uudistaa esimiesten ja työntekijöiden perehdytystä kokeilemalla Intro-ohjelmistoa kolmessa eri yksikössä puolen vuoden ajan.
Intron ansiosta työnantaja voi ensinnäkin luottaa, että työntekijä saa kaiken tarvitsemansa tiedon heti työsuhteen alussa, mikä nopeuttaa itsenäiseen työhön siirtymistä. Intro helpottaa myös perehdyttäjien työtä, sillä se varmistaa, että kaikki perehdytykseen liittyvät tarpeelliset tehtävät tulevat tehdyksi ajallaan.
”Intron ansiosta koko perehdytysvaiheemme uudistuu merkittävällä tavalla ja saamme tyytyväisiä työntekijöitä, joilla on riittävät tiedot ja luottavainen olo heti työsuhteen alussa.”
– Sirkka-Liisa Varjus, kehittämispäällikkö, Porin kaupunki
Intro perehdyttää työntekijöitä tarvittaessa jo ennen ensimmäistä työpäivää
Työnantajan näkökulmasta Intron isoimpia etuja ovat tehokkaammat ja yhdenmukaisemmat perehdytysprosessit sekä mahdollisuus seurata perehdytysten etenemistä ja niihin käytettyä aikaa. Lisäksi Intro kertoo, kuinka nopeasti työntekijä pääsee kiinni itsenäiseen työhön. Kun manuaaliset työvaiheet vähenevät, työntekijän perehdytys nopeutuu, ja perehdytysvaiheen kustannukset pienenevät. Pilvipohjaisen Intron käyttöä helpottaa myös se, että sitä voi käyttää missä tahansa ja millä päätelaitteella tahansa.
Heti rekrytointipäätöksen jälkeen työntekijän tiedot siirtyvät Introon, minkä jälkeen perehdytysohjelma etenee systemaattisesti vaihe vaiheelta. Tarvittaessa työntekijä voidaan kutsua perehtymään Introssa työpaikkaan tai -tehtävään jo etukäteen ennen ensimmäistä työpäivää tai tekemään perehdytykseen liittyviä kokeita tai testejä.
Jotta perehdytys ei sitoisi yhtä henkilöä liikaa, Introssa on mahdollista jakaa tehtäviä useammalle perehdytystiimin jäsenelle. Ohjelmisto myös ohjaa perehdyttäjiä perehdytysprosessissa, ja järjestelmään kirjautuu, mitä vaiheita perehdytyksestä on jo käyty läpi. Lisäksi Intro tuottaa raportteja, joiden avulla voidaan seurata työntekijöiden perehdytysprosessien etenemistä ja tietyn ajanjakson aikana perehdytettyjen määrää.
Laadukas perehdytys sitouttaa työntekijöitä
Intron avulla halutaan tarjota yhdenmukaisuutta ja selkeyttä perehdytysprosessiin. Ohjatun perehdytysohjelman avulla varmistetaankin myös, että työntekijälle jää luottavainen tunne perehdytyksen määrästä ja laadusta. Kun työntekijät ovat tyytyväisiä heti työsuhteen alussa, he todennäköisemmin sitoutuvat työhönsä, jolloin vältytään jatkuvalta uusien työntekijöiden rekrytoinnilta.
Perehdyttäjien näkökulmasta kaikkien perehdytysvaiheiden toteuttaminen Intron digitaalisten materiaalien avulla on iso edistysaskel verrattuna aikaisempiin paperisiin perehdytysmateriaaleihin.
Porissa uskotaankin, että Intron myötä kaikki osapuolet ovat tyytyväisempiä perehdytyksen kulkuun.
“FCG:n asiantuntijat ovat ottaneet toiveemme huomioon ja kehittäneet järjestelmää haluamaamme suuntaan. Meillä on vahva luotto heihin, sillä yksikään kysymyksemme ei ole jäänyt ilman vastausta.”
– Sirkka-Liisa Varjus, kehittämispäällikkö, Porin kaupunki
Porin kaupungin HR-yksikössä kiitellään FCG:n joustavaa ja asiakaslähtöistä toimintatapaa, tietoteknistä asiantuntemusta ja pilottivaiheessa saatua tukea.
